潮州市衛(wèi)生健康局文書檔案整理及數(shù)字化服務采購需求書
項目簡介
本項目為潮州市衛(wèi)生健康局文書檔案整理及數(shù)字化服務采購,，對本單位2015年-2018年文書檔案進行整理,，誠邀符合資質條件的供應商參與報價，現(xiàn)將有關情況公告如下：
一、項目服務內容及要求
對2015年-2018年文書檔案檔案進行規(guī)范化整理：檔案整理約3800件,、數(shù)字化約52000頁,。成交供應商必須為項目建立專門的項目組,，指定專人為項目負責人,，同時必須具有科學的組織架構、合理的人力配置和流程管理,、明確的項目進度計劃,、嚴密的管理制度、嚴格的質量檢驗辦法和周密的安全保密措施,。
具體檔案整理流程如下：
（1）檔案借調
成交供應商與采購人項目管理人員辦理檔案借調手續(xù)，借出待整理檔案,。同時應做好交接記錄,，辦理交接手續(xù)。
（2）檔案篩選及存儲期限判定
對本局收發(fā)文文書檔案進行篩查文件（文號）重復,、錯漏,，區(qū)分文書檔案保管期限劃分：10年、30年,、永久,；針對上級來文需進行檔案存儲的電子版文件進行彩色/黑白打印。
（3）檔案整理
檔案裝訂物拆除：逐卷拆除檔案中的原金屬裝訂物(如：金屬夾條,、回形針,、訂書釘、大頭針等)及一般線裝物(如：后期裝訂線等),。拆除檔案裝訂物時可使用相應工具,，但必須小心細致，不得損毀檔案,。檔案原件采用裝訂線裝訂的,，將裝訂線拆除。將已拆解的檔案排好順序,，并用夾子夾好,，不得出現(xiàn)漏缺頁及順序差錯。對檔案破損,、霉壞等需修裱的案卷作出評定,，并在備考表和目錄著錄項上說明情況,。
（4）編制頁碼
不空號、不漏號,、不重號,，每件均需詳細檢查，正面頁碼蓋于檔案右上角,，背面頁碼蓋于檔案左上角,，做到一目了然。
（5）目錄著錄
根據實體檔案文件內容擬寫檔案檔號,、責任者,、題名、時間等,，做到準確詳盡,，方便檢索。
（6）裝訂
根據原有檔案類型,，恢復成原狀,。
（7）裝盒及填寫
根據檔案整理標準，按年度,、全宗號,、目錄號、保管期限,、件號順序裝盒并填寫檔案盒封面,、盒脊及備考表項目。
（8）檔案掃描
按照300dpi以上分辨率進行彩色掃描,，以PDF格式存儲,。
（9）圖像處理
糾偏、去污,、拼接,、裁邊等，并處理成JPG圖像,。
（10）圖像打包
把掃描形成的文件圖像按紙質文件的形式打成PDF文件包,。
（11）數(shù)據掛接
將檔案數(shù)字化過程中形成的PDF圖像文件批量掛接到檔案目錄數(shù)據庫。
二,、項目人員配備要求
1.成交供應商須擁有穩(wěn)定專業(yè)的檔案整理隊伍,，合理配置人員（特別是整理、著錄,、質檢等關鍵環(huán)節(jié)）,，駐場工作人員應具備一定的學歷與素質，滿足項目實施所需的專業(yè)知識與技能,，能勝任相應崗位的工作,。并保證項目的進度和質量,。
2.成交供應商必須明確項目經理，說明主要參與人員的職責及任務,。項目經理在整個項目運行期間必須駐場,。成交供應商不得隨意更換項目經理和工作人員。
3.法定工作時間每天8：30－17：30,。根據項目進度要求,，經采購人和成交供應商雙方協(xié)商，可另行安排加班時間,，如周六,、周日加班。
4.檔案整理場所應設有儲物箱柜,，供工作人員和訪客存放物品,。嚴禁將水杯等私人物品以及照相機、攝像機,、手機,、電腦、移動存儲介質等電子設備帶入工作區(qū)域,。
5.成交供應商需配備專人負責加工現(xiàn)場每天準時開門鎖門,，并進行現(xiàn)場管理。對加工現(xiàn)場進行消防安全巡查,，消除火災隱患。每天下班前確保電腦,、打印機,、照明燈等電器設備切斷電源，方可關窗鎖門離開,。
6.成交供應商應建立現(xiàn)場上下班物品清點值班制度,，嚴禁任何人員擅自將檔案整理場所內的物品帶離現(xiàn)場。下班后,，移動存儲設備應存放于專柜,、上鎖，指定專人負責保管,。
三,、設施設備要求
1.成交供應商需自備開展項目所需的計算機、打印機,、辦公用品等設備和物品,，并負責設備的維修、維護及耗材等費用,，項目采購人不再另行支付其它費用,。
2.檔案整理所需的計算機各種硬件設備,、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等，應符合國家相關法律法規(guī)和標準的要求,。計算機網絡要與其他網絡物理隔離,，禁止使用無線網卡、無線鍵盤,、無線鼠標等設備,。
四、其他要求
1.成交供應商不得部分轉讓或全部轉讓其應履行的義務,。未經采購人書面同意,，成交供應商不得將合同項下應由成交供應商履行的義務和工作分包、轉包給第三方完成,。
2.成交供應商參加該項目的所有工作人員（包括管理人員和工作人員）必須嚴格遵守保密制度和采購人的有關制度規(guī)定,，嚴格執(zhí)行規(guī)定的工作時間；不得損壞,、丟失,、涂改檔案原件；不得私自復制任何檔案文件,，不得將復制的檔案文件偷帶出工作場所,；成交供應商工作人員應保持工作環(huán)境的整潔、衛(wèi)生,；未經采購人管理人員同意,，不得將工作間任何物品帶出工作間外。
3.成交供應商必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī),，嚴格遵守國家和廣東省檔案行政管理部門有關文件的規(guī)定,，嚴格遵守潮州市檔案館有關檔案管理的規(guī)定。主要法律法規(guī)包括：《中華人民共和國檔案法》,、《中華人民共和國檔案法實施辦法》,、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—1999）、《檔案分類標引規(guī)則》（GB/T 15418—94）,、《檔案主題標引規(guī)則》（DA/T 19—1999）,、《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》,、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）等,。
五、供應商資格
1.供應商必須是國內依法登記注冊的法人或其他組織,，且無境外（含港,、澳、臺）組織機構、人員投資或參與經營管理,；
2.供應商必須取得檔案行政管理部門中介備案回執(zhí)單,；
3.供應商過去三年未發(fā)生過檔案安全事故、泄密事件,，無非法獲取或非法持有檔案,、檔案復印件、國家秘密載體等行為記錄,。
六,、采購項目商務要求
1.完成期：簽訂合同之日起1個月內完成項目涉及所有檔案整理工作。
2.驗收：項目采購人依照合同約定條款進行驗收,，并出具驗收報告,。
3.結算方式及付款方式：
①本項目數(shù)量為估算數(shù)量，最終按實際工作量結算,。
②項目經驗收合格并取得乙方足額,、有效、合法的付款憑證后,，由甲方在10個工作日內一次性支付合同全部價款,。
七、報名方式
請有意參與的公司于2022年11月18日17:30前,，將報價方案,、公司營業(yè)執(zhí)照復印件一式一份密封后加蓋單位騎縫章提交潮州市衛(wèi)生健康局4樓，聯(lián)系人：楊先生,，聯(lián)系電話：0768-2280245,。未作密封蓋章處理和逾期送達的文件將視為無效。經擇優(yōu)篩選后,，我單位將主動聯(lián)絡符合條件的公司洽談,。未被擇優(yōu)選用公司的材料恕不退回。
潮州市衛(wèi)生健康局
2022年11月16日
附件
報價表：
注：本項目數(shù)量為估算數(shù)量,，最終按實際工作量結算,。
