關(guān)于印發(fā)《潮州市住房保障檔案管理辦法》的通知
2020-02-11 16:56
來源：潮州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局文件
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各縣,、區(qū)人民政府（管委會），市房管局：
為加強(qiáng)住房保障檔案管理制度建設(shè),，規(guī)范住房保障檔案管理工作,，我局制訂了《潮州市住房保障檔案管理辦法》，經(jīng)市人民政府同意,，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
潮州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局
2013年10月16日
潮州市住房保障檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范住房保障檔案管理,，確保其完整,、準(zhǔn)確、安全和有效利用,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《住房保障檔案管理辦法》和住房保障政策法規(guī),，結(jié)合我市住房保障工作實際,，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱住房保障檔案,，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,，包括紙質(zhì),、電子兩種形式檔案。
第三條 住房保障檔案應(yīng)當(dāng)真實完整記錄住房保障實施情況,，全面客觀反映住房保障管理狀況,。
第四條 住房保障檔案管理工作與住房保障管理工作實行同時布置、檢查,、驗收,。
第五條 市、縣房地產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)本地區(qū)內(nèi)住房保障檔案的收集,、整理,、歸檔、保管,、利用和移交等工作,。市住房保障主管部門負(fù)責(zé)對全市住房保障檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和定期檢查,。
第六條 市,、縣房地產(chǎn)管理部門要配備適應(yīng)工作需要的專（兼）職住房保障檔案管理工作人員。住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法,，愛崗敬業(yè),，忠于職守,，具備檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識和技能，具體職責(zé)是：
（一）熟悉我市住房保障管理的政策法規(guī),，掌握檔案管理專業(yè)知識,，執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范，遵守檔案保密規(guī)定,；負(fù)責(zé)對實施住房保障過程中形成的文件材料進(jìn)行收集,、整理、歸檔,、統(tǒng)計,、利用、銷毀等工作,，確保檔案的完整,。
（二）及時組卷歸檔，歸檔前檢查重要資料是否遺失,、殘缺,、規(guī)范，并與工作人員做好交接登記,。
（三）建立健全檔案總目錄,、案卷目錄；科學(xué)分類,，陳列有序,；維護(hù)檔案信息，提供檔案利用,。
（四）對申請家庭年審情況和申請人申報的變化情況等材料及時予以補(bǔ)充,，實現(xiàn)檔案動態(tài)管理。
（五）注意防潮,、防火,、防蟲。保持庫房內(nèi)柜架,、卷宗潔凈,，空氣流通，確保檔案安全,。
（六）按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務(wù)能力,。
（七）維護(hù)檔案信息安全,，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務(wù)水平,。
檔案管理人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審,、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七條 市,、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)配備符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25—2000）的專用庫房,，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火,、防漬,、防塵、防高溫,、防有害生物等設(shè)施設(shè)備,，確保檔案安全；無法配備符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房的,，應(yīng)及時向配備有專用庫房的城建檔案館移交檔案,。
第八條 市、縣房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費,，確保足額到位,，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占,、挪用,。
第二章 歸檔范圍
第九條 住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案,。各類住房保障檔案之間應(yīng)當(dāng)彼此關(guān)聯(lián),，相互印證。
第十條 住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料,，收集歸檔范圍為：
（一）申請材料,。包括申請書，申請人的基本情況,、住房狀況和收入,、財產(chǎn)狀況證明，誠信申報記錄等相關(guān)材料,；
（二）審核材料,。包括審核表，審核部門對申請人的基本情況,、住房狀況和收入,、財產(chǎn)狀況等審核記錄；
（三）實施保障材料,。包括輪候記錄,、實施保障通知書、房屋租賃合同,、房屋買賣合同,、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料,；
（四）動態(tài)管理材料。包括對住房保障對象基本情況和住房,、收入,、財產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料,，變更或者終止保障等動態(tài)變更材料,。
第十一條 住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：
（一）基本情況材料,。包括房屋來源和權(quán)屬證明材料,，房屋地址、所屬項目或者小區(qū)名稱,、保障性住房類別,、房號、戶型,、面積等情況記錄材料,；
（二）使用管理情況材料。包括房屋承租人,、租賃期限,、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳,，房屋購置人,、購置價格、產(chǎn)權(quán)份額,，租售轉(zhuǎn)換,、上市交易，房屋入住,、退出交接手續(xù)等情況記錄材料,。
（三）建設(shè)過程部分材料，包括項目前期各項審批手續(xù)及相關(guān)圖紙資料,，賬目及資金使用情況,，項目招投標(biāo)合同、協(xié)議,，項目竣工及后期管理等相關(guān)材料,。通過收購方式籌集的保障性住房，應(yīng)保留收購協(xié)議等相關(guān)材料,。
第十二條 住房保障電子檔案指住房保障管理工作中,，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲,，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀,、處理,，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
（一）紙質(zhì)檔案形成的電子文檔,。包括住房保障對象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔,；
（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運行中生成的文本文件,、圖形文件、影像文件,、聲音文件,、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔,。
電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致,。內(nèi)容不一致時，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整,；對紙質(zhì)檔案材料存有疑義的,，由住房保障主管部門組織核查鑒定后進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整。
第三章 歸檔管理
第十三條 住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則,，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）,、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請人獲得住房保障后三個月內(nèi)完成歸檔,。
住房保障對象動態(tài)管理材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔,，或者根據(jù)工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應(yīng)關(guān)系,，便于檢索查閱,。
第十四條 住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）,、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等,，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格,，在房屋分配使用后三個月內(nèi)完成歸檔,；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案,。
住房保障房源使用管理情況的動態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔,，或者根據(jù)工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應(yīng)關(guān)系,，便于檢索查閱,。
第十五條 住房保障檔案歸檔文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實,、準(zhǔn)確,，與住房保障工作實際相符,。歸檔文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列規(guī)定：
（一）歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張,；
（二）歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,，不得使用易褪色的書寫材料；
（三）計算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印,，不宜使用色帶式打印機(jī),、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)；
（四）歸檔文件應(yīng)字跡清楚,，圖樣清晰,，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備,；
（五）歸檔文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面,，超過A4幅面的紙張歸檔整理時應(yīng)折疊為A4幅面大小,；圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅,，并折疊為A4幅面大小,；
（六）歸檔文件必須經(jīng)過分類整理,，并組成符合要求的案卷（冊、盒）,。
第十六條 電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）,、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）等歸檔保管。
（一）市,、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)規(guī)定電子文件歸檔時間,、范圍，保證歸檔電子文件的質(zhì)量,。
（二）電子檔案形成單位應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施,，確保其真實性、完整性和有效性,。
1,、從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生,、處理過程符合規(guī)范,。
2、建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制,，設(shè)置符合安全要求的操作日志,，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備,、項目,、內(nèi)容等。
3,、對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記,。對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施,。
4,、通過網(wǎng)絡(luò)管理的，還須做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),，確保數(shù)據(jù)的完整,、安全。
（三）各種不同類別電子文件的儲存要采用通用格式,，通用格式應(yīng)符合《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）的規(guī)定。電子文件的歸檔時,，應(yīng)連同相關(guān)軟件,、技術(shù)措施一并歸檔，并注明技術(shù)環(huán)境,。
（四）電子檔案儲存載體應(yīng)為只讀光盤,、一次寫光盤、磁帶,、可擦寫光盤,、硬磁盤等。不允許用移動硬盤,、U盤,、軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
（五）電子檔案一式三套,，一套封存保管,，一套供查詢利用，一套異地保存,。對于加密電子文件,，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。
市,、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)為電子檔案的保管配備專用的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備,，脫機(jī)電子檔案存放環(huán)境應(yīng)符合《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）的規(guī)定。
第十七條 住房保障文書檔案資料,、會計檔案資料及其他具有保存價值的檔案資料,，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定及時立卷歸檔。
第十八條 對檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理,、立卷,、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,。
各有關(guān)單位形成的住房保障材料應(yīng)每年向市,、縣房地產(chǎn)管理部門歸集，市,、縣房地產(chǎn)管理部門對歸集的檔案材料進(jìn)行查驗,，確保其符合檔案管理要求；接收檔案材料時必須辦理交接手續(xù),，交接雙方必須根據(jù)檔案移交目錄核對,，核對無誤后在移交書上簽名蓋章，移交書一式兩份,，一份移交單位保存,，一份接收單位保存。
第十九條 市,、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對已歸檔的住房保障檔案進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補(bǔ)救措施。對所保存的電子檔案必須進(jìn)行定期檢測及抽樣機(jī)讀檢驗,，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施,。每年對電子檔案的讀取、處理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記,，設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)置的兼容性,，如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換,。
第二十條 市,、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)對住房保障檔案進(jìn)行編目，編制不同種類檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具,，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng),，做好檔案的接收、保管,、利用,、移交等情況記錄，做到保管妥善,、存放有序,、查閱方便。
第二十一條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動,，應(yīng)當(dāng)及時辦理交接手續(xù),。
第二十二條 紙質(zhì)的住房保障對象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長期；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久,。住房保障電子檔案保管期限為永久,。
第二十三條 市、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)定期開展檔案鑒定銷毀工作,。由檔案管理,、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國家檔案鑒定銷毀的規(guī)定,，對住房保障檔案進(jìn)行鑒定銷毀,，銷毀檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀處理檔案,。
第四章 信息利用
第二十四條 市,、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息,，為住房保障申請,、審核、分配,、復(fù)核,、退出等管理工作服務(wù)，為房屋管理,、使用、維護(hù)提供依據(jù),，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持,。
第二十五條 市、縣房地產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度,，規(guī)范公開和查詢行為,，依法保障住房保障對象的合法權(quán)益。
第二十六條 住房保障檔案信息公開,、利用和查詢中涉及國家秘密,、個人隱私和商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定,。查詢,、利用所獲得的檔案信息不得對外泄露或者散布，不得不正當(dāng)使用,，不得損害住房保障對象的合法權(quán)益,。
第五章 監(jiān)督管理
第二十七條 市、縣住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)切實履行職責(zé),，對住房保障檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,，對違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。
第二十八條 有下列行為之一的，由縣級以上人民政府住房保障主管部門,、有關(guān)主管部門對責(zé)任人員,，依照《中華人民共和國公務(wù)員法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)給予處分,；構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）不按規(guī)定歸檔的,；
（二）涂改、偽造檔案的,；
（三）擅自提供,、抄錄、公布,、銷毀,、出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；
（四）檔案工作人員玩忽職守,，造成檔案損失或丟失的,；
（五）其他違反檔案管理法律法規(guī)的行為。
第二十九條 任何單位和個人有權(quán)對違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行檢舉和控告,，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時核查處理,。
第三十條 對在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績的單位和個人，按照有關(guān)規(guī)定給予表彰獎勵,。
第六章 附 則
第三十一條 本辦法自頒布之日起施行,，有效期5年。
